郵件與通訊錄
按下列主題之一：
如果沒有開啟「備存文件選擇」對話方塊，請開啟您要備存的資料庫，選擇 [檔案][資料庫][屬性]，再按一下「備存設定」。按一下「設定」，新增或編輯基準集，再按一下「選取的文件」。
1. 選取「全部文件」。
2. 選取活動選項：
附註 僅在您對要備存的資料庫啟用了下列屬性時，才能使用這個選項。如果您具有資料庫的必要使用權，請開啟「資料庫屬性」、按一下「進階」標籤，然後選取「保留 LastAccessed 屬性」。
附註 這個選項僅套用至某些類型的資料庫，如「郵件及討論」，這些資料庫可讓您將文件標示成過期，或排定它的過期日。
例如，您可以在郵件視界中，從 [動作] [工具] 功能表標示到期的郵件訊息，或從「動作」功能表標示「討論」資料庫中到期的任何文件。
4. (選擇性) 如果您想要僅在指定的資料夾或視界中的文件上，使用這些活動設定，請完成下一個程序。
移至頂端
根據資料夾或視界選取文件
例如，當 Notes 建立郵件的備存時，備存資料庫設計含有當您備存時存在的所有資料夾。在任何備存基準集中，您可以選取要從其中備存的資料夾及視界子集；而且您可能擁有多個基準集，來備存不同的資料夾及視界。
如果您變更了資料夾的名稱或刪除了資料夾，則下次備存時，備存資料庫中的資料夾將變更或將刪除。假設您具有稱為 Sales 2001 的資料夾，您想要備存其中四份文件。下一年，您將資料夾的名稱變更為 Sales 2002，並且再次從其中備存四份文件。如果您使用相同的備存資料庫，則資料庫將稱為 Sales 2002，但是它其中將具有全部的 8 份文件，包括那些來自 Sales 2001 的文件。如果您計劃在多年中備存，請在每一年的原始資料庫中建立多個資料夾，或在「備存設定」對話方塊，指定每一年的新備存資料庫檔案。
1. 選取「在這些視界或資料夾：」
2. 在清單中選取資料夾及視界，再按一下「確定」。若要選取非連續項目，請按 CTRL 鍵。
秘訣 如果建立多個對不同的資料夾及視界起作用的基準集，請考慮命名資料夾或視界的每一個基準集，以便您可以分辦每一個在做什麼。例如，您可能具有稱為 "InBox" 的基準集、一個稱為 "Sent and Drafts" 的基準集，以及一個稱為 "Salesand Marketing"，如果您具有含這些名稱的個人資料夾的話。